Saby Hotel - Руководство пользователя

Search...

О системе

Карточка отеля

Тарифы проживания

Бронирования

Сопроводительные документы

Продажи и кассовые смены

Отчетность и взаимодействие с госорганами

Каталог услуг и товаров

Гости и лояльность

Виджет онлайн-бронирования

Интеграции с OTA-каналами

Сайт отеля

Управление доступностью номеров для онлайн бронирования

Аналитика и отчеты

Складской учет

Организация рабочих мест

Сотрудники и доступ в Saby Hotel

Инструкции для сотрудников

Государственная регистрация объектов размещения

Словарь терминов

Обновления Saby Hotel

саби отель

бронь

согласие на обработку данных

проживание

Анкета МВД

номерной фонд

цены

настрой оплат

возврат поставщику

постояльцы

доп услуг

тур. налог

маркетинг отзывы

поставщик

ввести начальные остатки

оплатить проживание

закрыть смену

товары

закрыть продажи на площадках

домики

База знаний поможет администраторам и управляющим отелей уверенно работать в SabyHotel: оформлять бронирования, управлять тарифами, загрузкой и номерным фондом. Вы узнаете, как увеличить доход через виджет бронирования, подключить OTA-каналы, ускорить заселение с распознаванием паспорта и отправлять анкеты в МВД прямо из системы — без дополнительных интеграций.

Бронирования

Раздел «Брони»

В разделе «Брони» все бронирования отображаются в виде списка, его можно прокручивать, чтобы увидеть любые даты. По умолчанию отображаются брони на текущий день.

Слева расположены быстрые фильтры — они всегда показывают только текущий день и помогают администратору быстро понять, кто приезжает, проживает или уезжает сегодня.

Основные команды

Добавить

При клике создается новая карточка брони. Администратору нужно указать в ней дату заезда, номер, тариф, данные гостя.

Мастер подбора номера

Мастер подбора помогает быстро найти свободный номер по датам и количеству гостей. Достаточно указать параметры и нажать на кнопку « Подобрать» — система проверит доступность и предложит подходящие варианты.

После выбора номера откроется карточка брони с уже заполненными полями: даты, гости, номер и тариф — система подставляет тот, который соответствует параметрам бронирования. Если таких несколько, будет выбран первый по списку в разделе «Тарифы». Администратор может выбрать другой вручную.

Поиск

Поможет быстро отыскать нужную бронь по известным данным:

номеру брони;
ФИО заказчика или по названию организации;
ФИО гостя;
по 4 последним цифрам телефона, указанного в бронировании.

Фильтр

Помогает найти брони по заданным параметрам. Можно выбрать один параметр или сразу несколько.

Например, чтобы найти все неоплаченные брони от одной организации, в фильтре установите условия «Без оплаты» и выберите эту организацию в фильтре «Заказчик».

Массовая обработка броней

Позволяет одновременно обработать несколько записей в списке:

Обработать — позволяет сменить этап сразу у нескольких броней. Это возможно только в том случае, если все выбранные брони находятся на одном этапе (например «Бронь» или «Заселены»).
Удалить — удаляет выбранные брони, например, все от одной организации.
Распечатать — печатает список броней, справку о проживании или справку-счёт (часто требуется для отчётности в командировках).
История изменений — открывает журнал изменений по выбранным бронированиям.
Выгрузить — сохраняет список в файл на компьютер.

Бронирования

Шахматка броней

Шахматка — это интерактивный календарь броней отеля и основной инструмент работы администратора. В шахматке проходит:

Поиск номера и его бронирование.
Заселение и выселение гостей.
Оплата бронирования.

Как устроен раздел

Интервал отображения

Шахматка по умолчанию отображает бронирования на месяц вперед, чтобы администратор видел текущую загрузку и мог планировать заселения.

Если хотите просмотреть брони за меньший интервал, например неделя или несколько дней — кликните месяц и выберите период, например неделя или несколько дней.

Чтобы увидеть предыдущий или следующий период выбранного интервала, нажимайте .

Например, у вас настроен интервал неделя. По клику на кнопки Saby покажет следующую или прошлую неделю.

Список категорий и номеров

По умолчанию на экране категории развернуты. Вы можете сворачивать/разворачивать одну категорию кнопками /, а все категории — кнопкой .

Счетчик свободных номеров

Цифра на пересечении строки категории и столбца с датой показывает, сколько номеров свободны на эту дату по заезду.

Свободным считается номер, если на выбранную дату нет заезда. Даже если в этот день гость выезжает, но новых заездов нет — номер считается свободным.

Бронь в статусе «Черновик» тоже резервирует номер — он не включается в число свободных.

Ячейки — слоты для бронирования

Слоты образуются на пересечении столбцов дат и строк с номерами. Слот показывает, свободен номер или забронирован.

Свободный слот подсвечивается пустым белым цветом. Нажмите на него, чтобы быстро создать бронь:

дата и номер уже будут заполнены.

Стикеры бронирования

Чтобы просмотреть основную информацию о брони, не обязательно открывать ее. Достаточно навести курсор на бронь. На экране отобразится стикер с информацией о ней:

ФИО гостя
дата и время заезда и выезда;
количество ночей;
расшифровка статуса;
сумма к оплате.

Цвет стикера обозначает статус бронирования.

Статусы бронирования

У каждой брони есть статус — он показывает, на каком этапе находится проживание: оформлена, заселён гость, выехал и т.д. Брони в Шахматке подсвечиваются разными цветами и символами в зависимости от статуса — не нужно открывать карточку, чтобы понять, что с гостем.

Saby автоматически меняет статус и цвет брони при переходе на следующий этап.

	Без номера — бронь без привязки к конкретному номеру. Такой статус указывается: автоматически, если бронирование пришло с виджета или от OTA-площадки (например, Островок, Броневик); вручную, если администратор оформляет бронирование (например, групповое или корпоративное) и пока не выбирает конкретный номер.
	Черновик — появляется, если бронь была создана, но не отправлена на выполнение — то есть не переведена в статус «Бронь». Используется, когда гость ещё не подтвердил своё прибытие, и отель фиксирует предварительное намерение. Такая бронь учитывается как занятый номер — слот на шахматке подсвечен серым и недоступен для других бронирований. Это позволяет избежать повторного бронирования одного и того же номера на те же даты.
	Бронь — для броней конкретных номеров.
	Заселены — устанавливает администратор, когда гость заселился в отель.
	Выехали — устанавливает администратор, когда гость сдает ключи от номера и выезжает из отеля. На этом этапе гость оформляет доплату за дополнительные услуги, если они были, получает сопроводительные документы, например для отметки в организации.
	Не выехал/не заехал — статус появляется автоматически, если по бронированию вовремя не отметили заезд или выезд гостя. Не заехал — гость должен был заехать, но в системе это не отмечено. Не выехал — гость должен был выехать, но выезд не зафиксирован. Как только администратор укажет факт заезда или выезда, статус изменится на актуальный — например, «Заселён» или «Выехал».
	Не оплачено — вспомогательный статус. Подсказывает, что бронь не оплачена.
	Ранний заезд — вспомогательный статус. Указывает, что гость прибудет в отель раньше стандартного времени заезда.
	Поздний выезд — вспомогательный статус. Показывает, что гость уедет позже стандартного времени.

В Шахматке можно отфильтровать брони по статусам — например, отобразить только неоплаченные или только заселённые.

По умолчанию отображаются все статусы. Чтобы получить нужную выборку, отключите лишние нажмите и выберите только требуемый статус.

Основные команды

Мастер подбора номера

Поиск

Поможет быстро отыскать нужную бронь по известным данным:

номеру брони;
ФИО заказчика или по названию организации;
ФИО гостя;
по 4 последним цифрам телефона, указанного в бронировании.

Добавить

Бронирования

Бронирование номера

В Saby Hotel легко оформить бронирование для одного гостя, группы или даже кратковременное размещение на несколько часов. Подходит для любых объектов гостиничного сервиса: отелей, хостелов, турбаз и пансионатов.

Поиск свободных номеров

Поиск свободных номеров полезен, когда нужно быстро подобрать подходящее жилье по заданным критериям: датам пребывания, числу гостей и количеству номеров. Это удобно при оформлении брони по телефону, предварительном резервировании и групповом размещении отдыхающих.

Поиск выполняется с помощью мастера подбора номера кнопками «Бронь → Подобрать» и позволяет работать сразу с несколькими сценариями бронирования.

Подбор одного номера

Администратор вводит даты проживания и количество гостей, а Saby подбирает свободные номера, соответствующие запросу, с указанием самой низкой стоимости проживания для каждой категории.

Можно выбрать конкретный номер или оформить бронь без привязки к номеру.

Подбор вариантов с переселением

Если на выбранные даты отсутствуют свободные номера нужной категории, Saby предложит варианты проживания с переездом между номерами.

При таком сценарии в карточке бронирования показываются номера и даты проживания согласно выбранной схеме переселения.

Подбор номеров для группового бронирования

С помощью мастера подбора администратор сразу найдет несколько номеров для группового заселения. Достаточно указать количество номеров — Saby покажет доступные варианты во всех категориях.

Все подобранные номера включатся в одно групповое бронирование с расчетом общей стоимости проживания.

Отсутствие свободных номеров

Если на выбранные даты свободных номеров нет, Saby покажет ближайшие периоды, доступные для бронирования.

Тариф проживания Saby рассчитает автоматически, администратору останется только заполнить контактные данные клиента и сохранить бронирование.

Индивидуальное бронирование

Чаще всего бронирование оформляется в разделе «Шахматка». Чтобы начать оформление, достаточно кликнуть свободную ячейку — Saby автоматически подставит соответствующие дату и номер.

Далее администратор выбирает тариф, указывает контактные данные и количество гостей. Если в отеле настроены доплаты за ранний заезд или поздний выезд, они автоматически добавятся к стоимости.

Оформить бронь>>

Оформить бронь без номера>>

Создать бронь номера на юридическое лицо>>

Групповое бронирование

В Saby Hotel можно оформить сразу несколько номеров на одного заказчика. Это удобно для групповых заездов и корпоративных клиентов, так как все параметры (даты, тариф, оплата) вводятся один раз, а затем добавляется нужное количество номеров.

Эта функция часто востребована в хостелах, когда требуется забронировать всю комнату целиком на одного гостя, чтобы исключить подселение посторонних.

Оформить групповое бронирование можно в разделе «Шахматка» двумя способами:

с помощью мастера подбора номеров в мини-карточке бронирования;
через стандартную карточку брони.
Оформление через мини-карточку брони
Оформление через стандартную карточку

Оформить групповую бронь>>

Почасовое бронирование

Если гость хочет остановиться на несколько часов, например с 10:00 до 14:00, создается почасовая бронь. Для этого администратор указывает одни и те же даты заезда и выезда, а также точное время проживания.

Система рассчитает полную суточную стоимость, поэтому администратору нужно вручную скорректировать сумму, если в отеле есть почасовая оплата. В Saby Hotel настройка почасовых тарифов не предусмотрена.

Оформить почасовое бронирование>>

Источник бронирования

При оформлении бронирования можно указать источник, откуда поступила бронь: звонок, сайт отеля, виджет, соцсети, рекламные платформы или партнеры. Эта информация помогает определить эффективные каналы привлечения гостей и используется в отчете «Источники продаж».

При онлайн-бронировании (через виджет или интеграцию с OTA-площадкой) источник фиксируется автоматически. При ручном можно выбрать его из списка или добавить новый.

Указать источник бронирования>>

________________________________________

Материалы по теме