Saby Hotel - Руководство пользователя
Search...
Saby Hotel - Руководство пользователя
Карточка отеля
Карточка отеля — это организация или ИП, которая добавлена в Saby с признаком «Отель». Этот признак указывает, что компания работает в гостиничной сфере. После его установки становятся доступны разделы для настройки отеля и бронирований.
Как создается карточка отеля
1. Автоматически при регистрации в Saby Hotel
При регистрации компании в Saby Hotel, карточка отеля создается автоматически. Реквизиты: ИНН, КПП (для организаций), Юридический адрес, ФИО руководителя и признак «Отель» — Saby заполнит самостоятельно.
2. Вручную — если организация уже есть в Saby
Если организация была добавлена в личный кабинет до начала работы с SabyHotel, признак «Отель» указывается вручную. Например, отель «Уют» уже использовал Saby для ведения бухгалтерии, но размещением гостей управлял в другой системе. Теперь он переходит на SabyHotel — чтобы настроить отель и начать работу с бронированиями, организации нужно присвоить признак «Отель».
Если отель располагается не по адресу регистрации организации или ИП, создаётся филиал. У ИП юридическим адресом всегда является адрес регистрации физлица, поэтому при регистрации ИП в SabyHotel филиал создаётся автоматически и карточку отеля настраивают именно на него.
Найти карточки отелей можно в разделе «Настройки → Отели».
Настройка карточки при наличии действующей отчетности МВД
Если в организации уже подключена электронная отчетность МВД, важно настраивать Saby Hotel на ту же карточку, через которую отправляются анкеты в МВД. Если отель будет привязан к другой карточке (например, к филиалу, а отчетность — к головной организации), анкеты о прибытии при заселении гостей в отель, будут автоматически формироваться на филиал. В этом случае перед отправкой придётся вручную менять организацию на ту, которая указана в интеграции с МВД.
Работа отеля с несколькими направлениями в Saby
Если у компании несколько направлений — например, отель и ресторан и они находятся по одному адресу, можно указать оба признака в одной карточке: «Отель» и «Ресторан». Такой формат часто используется в мотелях, где на первом этаже работает столовая, а на втором — номера.
Если направления расположены по разным адресам, для каждого из них создается отдельный филиал.
Обязательные реквизиты
Реквизиты указаны в разделе «Настройки → Отели». Перед началом работы рекомендуем проверить их и указать недостающие:
- Название отеля — полное и коммерческое. Полное используется в документах строгой отчетности, коммерческое — в интерфейсе, справках для гостей и других сопроводительных документах
- Часовой пояс — необходим для формирования чеков с корректным временем продажи
- Фактический адрес — будет отражен на виджете бронирования, счетах и сопроводительных документах для гостей
Дополнительные реквизиты
- Логотип — отображается на виджете бронирования, счетах и сопроводительных документах для гостей
- Режим работы — будет отражен на площадке Saby Get на странице отеля
- Факсимиле и оттиск печати — это изображения подписи и печати, которые автоматически проставляются в печатных версиях документов. Позволяют не подписывать документы вручную
- Контактные данные — телефон, email, адрес, сайт. Используются для связи с гостями и отображаются в счетах, а также на виджете бронирования
Сведения по КСР
Блок карточки «Сведения по КСР» содержит данные отеля из Федерального реестра классифицированных средств размещения. Эти сведения используются при формировании статистического отчета 1-КСР и налоговой декларации по туристическому налогу.
Saby Hotel автоматически заполняет реквизиты: «Тип объекта», «Период действия» и «Категория» в соответствии с данными в реестре. Информация о регистрационном номере также загружается, но выбирается вручную из списка при нажатии на кнопку в поле «Номер в реестре».
Если объект не зарегистрирован в федеральном реестре, Saby Hotel заполняет блок по умолчанию: тип — «Гостиница», период — «Круглый год», категория — «Без звезд». При открытии списка по кнопке в поле «Номер в реестре» регистрационный номер отображаться не будет.
________________________________________
Часто спрашивают
Условия заселения
В Saby можно гибко управлять условиями заселения: устанавливать расчетный час, настраивать ранний заезд и поздний выезд, а также определять их стоимость.
Стандартное время заезда и выезда
По умолчанию установлено время заезда 14:00, а время выезда 12:00, так как это наиболее популярные параметры.
Их можно изменить в разделе « Настройки → Отели → Заселение».
Интервалы и стоимость раннего заезда и позднего выезда
В разделе «Заселение» указываются временные интервалы для раннего заезда и позднего выезда. Например: с 6:00 до 14:00 — ранний заезд, с 12:00 до 18:00 — поздний выезд.
Ранний заезд и поздний выезд могут быть платными. Стоимость рассчитывается по схемам. Для каждого интервала можно указать свою схему расчета — например, один сделать бесплатным, а за другой назначить доплату.
- Фиксированная сумма («₽») — задается конкретная цена. Например, заезд с 12:00 до 13:59 — 100 ₽.
- Почасовая ставка («₽ в час») — доплата рассчитывается за каждый час раннего заезда или позднего выезда.Например, если стандартный заезд в 14:00, а гость заезжает в 10:00 (на 4 часа раньше), доплата составит 400 ₽ — 100 ₽ за каждый час раннего заезда.
- Почасовой процент от стоимости суток («% в час») — доплата считается как процент от стоимости суток за каждый час.Например, цена номера 4 000 ₽, стандартное время заезда 14:00, гость заезжает в 8:00. Доплата составит: 10 % (400 ₽ в час) х 6 часов = 2 400 ₽.
- Фиксированный процент от стоимости суток («%») — за ранний заезд гость оплачивает фиксированный % от суточной цены номера.Например, гость заезжает в 7:00. Цена номера 4 000 ₽ + доплата 80 % (3 200 ₽) = 7200 ₽.
- «Запрет» — гость не сможет выбрать ранний заезд или поздний выезд в онлайн-виджете.
Как настройки влияют на бронирование
- Администратор при создании бронирования сразу видит условия раннего заезда или позднего выезда и сумму доплаты, если она предусмотрена.
- Гость при онлайн-бронировании может выбрать удобное время заезда и выезда и сразу увидит итоговую стоимость.
- Бронирования, созданные до изменения настроек, сохранят исходные условия, и их стоимость останется прежней.
Автоматический подбор номера при онлайн-бронировании
В Saby можно включить автоматический подбор номера для онлайн-бронирований. Система самостоятельно назначит номер с учетом:
- дат и времени заезда и выезда;
- текущей занятости номерного фонда;
- настроек раннего заезда и позднего выезда.
Дополнительные настройки условий заселения
В разделе «Заселение» можно задать дополнительные ограничения:
- «Количество ночей для бронирования» — ограничение на срок проживания. Например, можно запретить бронирование менее чем на 3 ночи или дольше чем на 30 дней.
- «Размещать детей бесплатно до» — возраст, до которого дети проживают без доплаты.
- «Создание отчетов МВД» — настройка, при которой Saby автоматически сформирует для отправки в МВД анкеты о прибытии гостей, когда администратор отметит заселение в бронировании.
Измененные параметры начинают действовать сразу и применяются к новым бронированиям.
Номерной фонд
Настройка номерного фонда в Saby позволяет организовать структуру размещения в отеле и начать работу с бронями в зависимости от типа объекта: отель, хостел или глэмпинг.
Категории номеров
Сначала создаются категории — они объединяют номера, койки или домики с одинаковым количеством мест и удобствами. Эти характеристики определяют уровень комфорта размещения и влияют на его стоимость. Если размещения отличаются по вместимости, набору удобств, стоимости или стилистикой (стиль оформления, вид из окна) — им стоит задать разные категории.
Подход к определению категорий зависит от формата объекта — отеля, хостела или глэмпинга:
- В отелях и базах отдыха категория формируется по уровню комфорта и варианту размещения: наличие санузла, кондиционера, балкона, раздельных кроватей, а также количество мест. Например, «Люкс двухместный» и «Люкс трехместный» — это разные категории, так как различается вместимость.
- В хостелах категории зависят от количества койко-мест и уровня приватности: индивидуальные шторки, персональные розетки, общий или индивидуальный санузел. Например, «Общая комната на 8 мест», «Комната на 4 места с расширенными удобствами».
- В глэмпингах — по типу и оснащению помещения: «Шатёр с террасой», «Домик с панорамными окнами».
Добавление категорий
Категории можно создать в разделе «Настройки → Отели → Категории номеров». При добавлении указываются:
- Название — помогает администратору и гостям ориентироваться в типах номеров.
- Количество основных и дополнительных мест – определяет максимальное количество гостей, которые могут разместиться в номере, что влияет на доступность бронирования.
- Размещение — определяет, на сколько гостей можно бронировать номера этой категории. Например, если указано только «Двуместное», то при поиске на одного человека такая категория не будет отображаться — ни в виджете, ни в мастере подбора номера.
- Цвет категории — помогает определить на схеме номерного фонда, к какой категории относится комната, дом или койка.
- Описание, площадь, оснащение и фотографии номеров – помогают гостю определиться с выбором при онлайн-бронировании на виджете.
После создания категорий к ним добавляются номера.
Номера
Номера добавляются в разделе «Настройки → Отели → Номерной фонд».
При первой настройке номерного фонда система предложит указать количество этажей, после чего для каждого этажа можно будет добавить комнаты койко-места, дома, присвоив им номера и категории. Если этажи не используются (например, при размещении в отдельных домиках), можно указать один условный этаж и добавить все номера в него.
Возможны три варианта нумерации комнат:
- Классическая (101, 102, 103) — используется в отелях, где каждая комната имеет последовательный номер в пределах здания
- Через точку (1.1, 1.2, 2.1) — удобна для хостелов, где первая цифра обозначает номер комнаты, а вторая – койко-место
- С буквой (1.А, 1.Б, 2.А) — применяется в глэмпингах и базах отдыха, где одна категория может включать несколько домиков с буквенными обозначениями
После добавления категорий и номеров, система отобразит их в Шахматке и мастере подбора номера. Рекомендуем проверить, что все номера отнесены к правильным категориям.