Search...
О системе
Карточка отеля
Тарифы проживания
Бронирования
Сопроводительные документы
Продажи и кассовые смены
Отчетность и взаимодействие с госорганами
Каталог услуг и товаров
Гости и лояльность
Виджет онлайн-бронирования
Интеграции с OTA-каналами
Сайт отеля
Управление доступностью номеров для онлайн бронирования
Аналитика и отчеты
Складской учет
Организация рабочих мест
Сотрудники и доступ в Saby Hotel
Инструкции для сотрудников
Государственная регистрация объектов размещения
Словарь терминов
Обновления Saby Hotel
саби отель
бронь
согласие на обработку данных
проживание
Анкета МВД
номерной фонд
цены
настрой оплат
возврат поставщику
постояльцы
доп услуг
тур. налог
маркетинг отзывы
поставщик
ввести начальные остатки
оплатить проживание
закрыть смену
товары
закрыть продажи на площадках
домики
Saby Hotel - Руководство пользователя
База знаний поможет администраторам и управляющим отелей уверенно работать в SabyHotel: оформлять бронирования, управлять тарифами, загрузкой и номерным фондом. Вы узнаете, как увеличить доход через виджет бронирования, подключить OTA-каналы, ускорить заселение с распознаванием паспорта и отправлять анкеты в МВД прямо из системы — без дополнительных интеграций.
Saby Hotel — все для автоматизации отеля
Saby Hotel — часть экосистемы Saby и комплексное решение для автоматизации гостиниц, хостелов, баз отдыха, гостевых домов и мотелей.
Saby позволяет выстроить единый цифровой контур отеля: от управления бронированиями и сдачи отчетности до бух. учета, автоматизации ресторанов и SPA.
1.Управление номерным фондом Шахматка показывает загрузку отеля и статусы номеров по датам. При создании брони Saby подбирает подходящий номер с учетом дат и числа гостей, а заселение и оплата выполняются прямо в карточке бронирования. |
2.Единая база гостей В Saby Hotel формируется профиль гостя с историей проживаний, покупок и обращений. Данные агрегируются из всех источников бронирования для повторных продаж и персональных предложений. |
3.Управление репутацией и лояльность Saby собирает отзывы с онлайн-площадок, позволяет общаться с гостями через чат и отправлять уведомления на этапах проживания. |
4.Складской учет и ЭДО Система позволяет контролировать остатки материалов и инвентаря, проводить приемку и инвентаризацию. Документы от поставщиков принимаются через встроенный ЭДО с возможностью распознавания накладных. |
5.Сдача отчетности в госорганы На основании данных о проживании формируются анкеты МВД, рассчитывается туристический налог и отчет 1-КСР. Достаточно проверить сведения и отправить отчет. |
6.Управленческий учет и аналитика Saby показывает загрузку номерного фонда по датам и категориям, выручку в разрезе источников бронирования и ключевые показатели доходности — ADR и RevPAR. |
7.Экосистема Saby В одной системе объединены процессы отеля — от бронирования и проживания до бухгалтерии, SPA (Saby Clients) и ресторана (Saby Presto). Узнать о Saby Clients Узнать о бух.учете Узнать о Saby Presto |
8.Быстрый старт продаж Для запуска достаточно завести номерной фонд, настроить тарифы и подключить кассу. Далее подключаются онлайн-бронирование и OTA-площадки. Настроить отель |
О системе
Быстрый старт
Запустить отель в Saby — проще, чем кажется. Для настройки необходимо пройти несколько шагов:
1. Заполнение информации об отеле
Первый шаг — указать основные данные:
- Реквизиты организации
- Коммерческое название
- Фактический адрес
Они будут отражаться в счетах и чеках, сопроводительных документах, которые часто требуются при командировках, а также на виджете бронирования, если гость бронирует номер онлайн.
2. Выбор условий заселения
На этом шаге задаются основные условия проживания:
- Время заезда и выезда — например, заезд с 14:00, выезд до 12:00
- Доплаты за ранний заезд и поздний выезд — если гость хочет заселиться раньше или выехать позже, система автоматически рассчитает стоимость💡Например: гость прилетает ночью и хочет заселиться в 5 утра. Saby предложит администратору включить в счет услугу раннего заезда и автоматически рассчитает ее стоимость.
3. Добавление номерного фонда
Чтобы работать с номерами, их нужно распределить по категориям:
- В хостеле — кровать в общем номере, двухместном или семейном
- В отеле — стандарт, комфорт, люкс, апартаменты
Для каждой категории указываются:
- Площадь номера
- Удобства (Wi-Fi, кондиционер,ТВ)
- Количество спальных мест и возможность установки доп. кровати
После этого номера создаются и закрепляются за категориями.
4. Настройка тарифов проживания
Для управления ценовой политикой в системе создаются тарифы:
- Фиксированный тариф — стабильная цена круглый год, подходит при низкой сезонной зависимости
- Гибкий тариф — дороже в цене за счет бесплатной отмены, но выгоден для тех, кто не любит рисковать
- Невозвратный тариф — дешевле, но без возврата денег при отказе от поездки
- Долгосрочный тариф — скидки при проживании например от 7 дней, отлично подходит для повышение загрузки в межсезонье
Saby автоматически рассчитает стоимость проживания исходя из выбранного тарифа.
Что дальше
Saby готов к оформлению броней. Теперь можно настроить дополнительные функции для удобной работы:
Рабочее место администратора и кассу — для приема оплат и отправки чеков в налоговую
Отчетность в МВД — чтобы отправлять уведомление о гостях электронно
Дополнительные услуги — трансфер, экскурсии, питание, прокат автомобилей
Виджет бронирования — личный онлайн-канал без комиссии
Интеграцию с OTA-площадками — для увеличения охвата гостей
После этих шагов отель или хостел полностью готов к работе. Saby поможет управлять бронированиями, заселением и расчетами, экономя время и снижая нагрузку на персонал.
О системе
План внедрения Saby Hotel: путь от запуска до полной автоматизации отеля
Купив лицензию Saby Hotel, вы получаете инструмент для управления всеми процессами отеля — от ресепшена до отчётности. Но важно правильно пройти первые недели внедрения: от этого зависит, как быстро система начнёт приносить пользу.
1. Подготовка
Подготовьте основные данные об отеле
Реквизиты, контакты, номерной фонд, тарифы, правила проживания — всё это понадобится для настройки. Чем лучше подготовитесь, тем быстрее заработает система.
Компьютер, касса, банковский терминал, сканер — всё должно быть готово заранее. Тогда сотрудники смогут работать с гостями в Saby уже с первых дней.
В первый же день подайте документы в МВД, чтобы получить идентификаторы для электронных анкет. Обычно это занимает около 10 дней. Пока идёт процесс, вы продолжаете готовить отель к работе.
2. Запуск ресепшена
Внесите номерной фонд, тарифы и фотографии номеров, подключите кассу и прием платежей.
После настройки в системе должен появиться полный список номеров с тарифами, а при создании бронирования к оплате автоматически подставляются реквизиты кассы. Это и будет признаком того, что касса подключена правильно.
Поручите руководителю службы размещения организовать обучение: администраторы переносят в систему все будущие бронирования, которые раньше вели в Excel или старой программе.
Проверить выполнение можно по календарю бронирований: в Saby должны отображаться все заезды и выезды, которые уже были запланированы. Если данные совпадают со старыми журналами — значит перенос сделан.
На обучении администраторы также учатся проводить оплаты и печатать документы. Признаком готовности будет работающий кассовый чек: при пробной оплате он печатается с правильными реквизитами.
Таким образом к концу недели вы получите:
- актуальный календарь бронирований в Saby вместо Excel,
- кассу, которая печатает чеки с реквизитами отеля,
- персонал, умеющий отмечать заезды и выезды и проводить оплату гостей.
3. Онлайн-продажи
Подключите каналы бронирования
Разместите виджет Saby на сайте отеля и в соцсетях, настройте интеграцию с OTA (Яндекс, Bronevik, Ostrovok и др.).
Проверить работу каналов можно так:
- Виджет на сайте. Сделайте тестовое бронирование. Оно должно сразу появиться в шахматке Saby, а занятый номер закрыться для новых броней.
- OTA-каналы. Зайдите в личный кабинет подключенной площадки и сравните количество доступных номеров и тарифы с данными в Saby Hotel. Цифры должны совпадать.
Если доступность совпадает и тестовые бронирования синхронизируются, значит интеграция настроена корректно.
К концу недели у вас появляется полноценная система онлайн-продаж: гости могут бронировать номера через сайт и сторонние площадки, а Saby сама синхронизирует загрузку и исключает овербукинг.
4. Работа с гостями
Поручите маркетологу и руководителю службы размещения подключить сбор отзывов в Saby. Определите ответственного за ответы гостям и установите правило: минимум 90% отзывов должны получать обратную связь. В системе все отзывы видны в реестре, а наверху показывается, сколько из них еще не обработаны. Если этот показатель снижается, значит сотрудники действительно отвечают гостям.
Запустите Wi-Fi с приветственной страницей. Гость при подключении оставляет контакты, и они автоматически попадают в клиентскую базу Saby. Проверить это можно прямо на практике: подключившись к сети, вы увидите приветственную страницу, а в базе появится новая запись с данными гостя. Так формируется список контактов, который потом можно использовать для рассылок, акций и возвратных бронирований.
5. Учёт и отчётность
Подключите бухгалтерский учет
Поручите бухгалтеру настроить работу в Saby: завести начальные остатки, подключить расчетные счета и обмен с банком, задать статьи доходов и расходов.
Дополнительно, укажите параметры туристического налога по вашему региону — ставку, минимальную сумму и льготы, если они предусмотрены.
После настройки налог считается автоматически. Это видно сразу: в каждом новом бронировании появляется строка с суммой турналога, рассчитанной по заданным правилам. Для дополнительной проверки можно сформировать квартальную декларацию — в ней данные по налогу уже будут заполнены системой. Бухгалтеру остается только проверить цифры и отправить декларацию в ФНС.
Сдавайте статистику без ручной работы
Вместе с бухгалтером подключите отчетность в Росстат. Данные о заездах, ночевках и выручке берутся прямо из системы и подставляются в форму 1-КСР.
При формировании отчета бухгалтеру не нужно вносить цифры вручную: поля заполняются автоматически по данным бронирований. После этого остается только отправить отчет через «Saby Отчетность».